L’entreprise d’aujourd’hui, peu importe son domaine d’affaires, utilise différentes applications logicielles, afin de traiter les données informatiques relatives aux activités journalières. Il est donc essentiel que l’entreprise ait confiance en ses applications logicielles, ainsi qu’en ses équipements informatiques qui les supportent bien sûr. D’autre part, auprès des ressources humaines, l’univers des TI favorise la créativité, l’initiative et aussi l’improvisation... Au sein de l’entreprise, la reconnaissance envers les « génies des TI » est importante, mais les conséquences doivent être observées de près.
Au fil du temps, les entreprises évoluent d’une manière ou d’une autre. En contrepartie, les applications les plus utilisées n’arrivent pas toujours à suivre efficacement les tendances comme on le souhaiterait. Cette situation met parfois les décideurs dans une position inconfortable et ils pallient aux manques de différentes façons, selon la gravité de la situation et l’urgence de remédier à celle-ci. À titre d’exemple, une application peut bien répondre à l’ensemble des besoins d’une organisation depuis un certain temps, mais il arrive un jour que l’on souhaite aller plus loin, comme obtenir un rapport plus spécifique pour mieux analyser une situation importante. Mais souvent, ladite application ne peut pas produire l’information voulue. Devant une telle situation, le décideur devra jongler avec les possibilités qui, disons-le, seront efficaces et les moins chères que possible, souvent à très court terme.
Ces changements organisationnels créent donc de nouvelles attentes envers vos ressources informationnelles, notamment les applications logicielles en places. Pour éviter de reprogrammer les applications et aboutir à des projets trop fastidieux, des applications tierces sont souvent nées de la créativité et de l’improvisation des ressources humaines en places, en passant par des outils (logiciels) tiers. Par exemple, dans le cas d’une entreprise manufacturière, on peut recourir à Excel ou Access pour reprendre des données du système en place, afin de calculer de nouvelles données stratégiques que le système n’est pas en mesure de produire.
Avec le temps, beaucoup d’entreprises finissent par se retrouver avec un nombre important de nouvelles initiatives opérationnelles fortuites, dans le but de combler à des manques d’information des systèmes de base. Nous avons déjà vu en entreprise des situations comme celle d’un directeur qui n’avait pas la moindre idée de tous les fichiers Excel que l’un de ses employés s’était créé, afin de répondre aux nombreuses et nouvelles démarches administratives. Trop souvent, ces options palliatives ajoutent continuellement du temps-ressource supplémentaire, donc des salaires additionnels ou bien on étire le temps des opérations. En s’improvisant à créer des applications tierces, on risque de se retrouver à l’opposé de la direction de l’entreprise, c’est-à-dire dans l’improductivité. Entre autres, l’utilisation des logiciels bureautiques facilite le développement de solutions fortuites par des utilisateurs moins expérimentés en informatique.
La principale cause de l’improductivité, malgré les apparences des biens faits provenant des différentes initiatives, c’est le manque de connaissance en architecture, en analyse et développement d’applications informatiques. Cela amène très souvent de la saisie de données non structurées, parfois même redondante d’un fichier à l’autre. Les défauts de structure informatique entraînent également plus de risque d'erreur et d’effet de dépendance envers les employés. De plus, un employé se retrouve souvent seul devant la connaissance de ses propres activités, car ces dernières sont devenues trop complexes pour être maitrisées rapidement par une autre ressource.
Il est donc important que la direction d’une entreprise prenne un peu de temps, afin de réviser les tâches et processus administratifs des ressources de l’organisation, afin de détecter ces phénomènes qui finissent par coûter très cher et par conséquent, qui ne sont pas rentables.
Ce qui est positif, c’est que ces initiatives aident souvent l’organisation à mieux comprendre leurs besoins en matière d’application et aussi à mieux définir leurs besoins en matière de nouveaux processus internes. Mais encore faut-il comprendre que ces initiatives, ou ces improvisations, si elles ne sont pas bien identifiées et structurées dans l’entreprise, elles ne devraient pas devenir des solutions permanentes.
Il ne faut donc jamais hésiter à remettre en cause les solutions palliatives en place. Il faut vérifier s’il n’y aurait pas une solution globale et plus productive qui viendrait aussi simplifier les tâches des ressources, afin d’arriver aux résultats attendus ou peut-être mieux encore. Souvent, ce genre de révision de processus génère plus d’efficience dans l’entreprise et aussi un retour sur investissement très rapide.
En lien avec vos attentes et la mission de votre organisation, l’équipe de NéoSynergix peut vous aider dans l’analyse, le développement ou l’intégration des solutions efficaces en matière d’applications logicielles ou matérielles. Les solutions que nous proposons rentabiliseront vos différents processus informatiques en lien avec les activités administratives ou opérationnelles. Si vous vous questionnez à différents niveaux au sujet de vos besoins en applications logicielles ou matérielles, appelez-nous et nous vous aiderons à prendre les bonnes décisions, à votre avantage.
